Gestione approvvigionamento di Beni, Servizi e Logistica

La UOC Gestione Approvvigionamento Beni Servizi e Logistica assicura il corretto svolgimento dell’attività amministrative, gestionali ed organizzative inerenti l’acquisizione dei beni e dei servizi e della logistica, nel rispetto della normativa e delle procedure aziendali, garantendo l’appropriata qualità dell’acquisto, l’esplicazione delle migliori strategie contrattuali nonché l’adozione di modelli di prevenzione e protezione finalizzati alla riduzione del rischio corruttivo. La struttura mira, inoltre, a perseguire l’efficace combinazione delle risorse volte a determinare lo standard qualitativo aderente alle esigenze aziendali nella gestione dei servizi logistici ed alberghieri, inclusa la gestione diretta della produzione dei pasti. In tale prospettiva la UOC Gestione Approvvigionamento Beni Servizi e Logistica collabora costantemente con la Direzione Sanitaria, le UOC Farmacia, Ingegneria Clinica, Servizio Informatico, Servizio Tecnico, Bilancio Patrimonio e Coordinamento Finanziamenti nonché con Direttori/Responsabili delle UOC Sanitarie. La stessa opera in ambiente, determinato da persone con adeguate qualità individuali e valori etici sviluppati con modalità di lavoro d’equipe interprofessionale, agendo anche sulle motivazioni professionali e personali, anche nel rispetto dell’ambiente circostante. A supporto dell’attività svolta, la UOC adotta un sistema di monitoraggio dei processi provvedendo all’adozione delle più opportune misure integrative e correttive.

Dove siamo

– Settore Appalti e Contratti
Presidio Ospedaliero San Salvatore di Pesaro – padiglione G Primo Piano Pesaro;
– Settore Logistica
Presidio Ospedaliero San Salvatore di Pesaro – padiglione G – Primo Piano
– Magazzino
Via Brigata Gap n. 45 – Zona Villa Fastiggi (Pesaro);
– Settore produzione e distribuzione vitto
Presidio Ospedaliero Santa Croce di Fano
Presidio Ospedaliero San Salvatore di Pesaro

Come Contattarci

Settore Appalti e Contratti
Direttore f.f.
Responsabile Dott.ssa Chiara D’Eusanio
Tel 0721.366340
e-mail: chiara.deusanio@-ospedalimarchenord.it
Segreteria Amministrativa: Sig. Adamo Baffioni
Tel 0721.362908
e-mail: adamo.baffioni@sanita.marche.it
Settore Logistica
Dirigente Responsabile Dott. Massimo Del Prete
Tel: 0721.366337
e-mail: massimo.delprete@sanita.marche.it
Referente: Sig. Alberto Cannizzo
Tel. 0721.366001
e-mail:alberto.cannizzo@sanita.marche.it
Settore produzione e distribuzione vitto
Direttore f.f. UOC Dott.ssa Chiara D’Eusanio
Tel 0721.366340
e-mail: chiaradeusanio@ospedalimarchnord.it
Referenti:
Sig. Andrea Simoncini (Presidio Ospedaliero Santa Croce di Fano)
Tel. 0721.882254
e-mail:andrea.simoncini@sanita.marche.it
Sig.ra Tiziana Facondini (Presidio Ospedaliero San Salvatore di Pesaro)
Tel 0721.362362
e-mail:tiziana.facondini@sanita.marche.it

Accesso ai servizi

– Uffici amministrativi: dal lunedì al venerdì dalle 8 alle 17;
– Magazzino: dal lunedì al venerdì dalle 8 alle 13;
– Produzione e distribuzione vitto: tutti i giorni dalle 7 alle 19.

Prestazioni fornite

Le principali attività svolte dalla UOC sono le seguenti:
– Assicurare l’acquisizione di beni e servizi nel rispetto della programmazione strategica;
– Garantire l’appropriata qualità dell’acquisto e l’esplicazione delle migliori strategie contrattuali promuovendo la cultura dell’orientamento al mercato;
– Perseguire l’efficace combinazione delle risorse atte a determinare lo standard qualitativo aderente alle esigenze aziendali nella gestione dei servizi logistici e alberghieri;
– Promuovere l’integrazione interdipartimentale per le attività afferenti l’individuazione delle strategie d’acquisto la corretta contabilizzazione degli acquisti e la tenuta degli inventari dei beni mobili;
– Partecipare all’alimentazione dei flussi informativi verso il Controllo di Gestione anche attraverso azioni di monitoraggio dei costi finalizzato al controllo economico aziendale.

L’organizzazione dell’attività è articolata come segue:
Settore Appalti e Contratti
– Segreteria di Struttura (gestione posta in arrivo e in partenza, pubblicazione bandi di gara e controlli operatori economici);
– Raccolta sistematica ed analisi normativa, decreti, regolamenti e giurisprudenza;
– Analisi delle necessità e dei fabbisogni dei vari Clienti interni e programmazione degli acquisti;
– Definizione delle strategie d’acquisto (Es.: tipologia di procedura, opzioni, ecc.) e della tipologia dei contratti (somministrazione, service, noleggio, contratto estimatorio, ecc.);
– Gestione (istruttoria e predisposizione) dei provvedimenti amministrativi di competenza e adempimenti esecutivi conseguenti;
– Elaborazione ed aggiornamento dei vari capitolati speciali d’appalto delle forniture di beni e servizi, in collaborazione con i servizi interessati;
– Partecipazioni in seno ai Seggi di gara e redazione dei documenti conseguenti (verbali, relazioni, ecc);
– Stesura e gestione contratti d’appalto (perfezionamento, acquisizione nulla osta e informazioni degli organi competenti, obblighi informativi verso il Ministero delle Finanze);
– Marketing d’acquisto, acquisizione cataloghi e listini prezzi;
– Controlli autocertificazioni e rendicontazione agli uffici interni;
– Controlli sulla regolare esecuzione dei contratti in collaborazione con i D.E.C. dei contratti e settori preposti alla ricezione/gestione delle forniture e servizi appaltati ed attivazione eventuale contenzioso;
– Tenuta scadenziario contratti;
– Rispetto obblighi informativi per il livello Regionale (Osservatorio Appalti beni e servizi, Dipartimento Servizi alla Persona e alla Comunità,  ecc.);
– Monitoraggio dell’andamento della spesa rispetto al budget previsionale attraverso l’estrazione di dati della contabilità analitica e relativa analisi;
– Estrazione di dati storici relativi a consumi di beni e servizi, propedeutici per l’espletamento di nuove procedure di gara;
– Analisi di richieste relative ad acquisti non programmati con particolare riferimento alle risorse finanziarie assegnate e i consumi storici;
– Acquisti sotto soglia e con cassa economale, acquisizione cataloghi e proposte economiche, emissione ordini, registrazione su software dei d.d.t. relativi a consegne dirette ai servizi e verifica di corrispondenza agli ordini, gestione dei solleciti a fornitori e di controversie per forniture non conformi, gestione albo informatizzato dei fornitori;
– Aggiornamento continuo del software di contabilità analitica mediante inserimento di contratti, ordini, d.d.t. e conseguente alimentazione del flusso informativo di competenza verso il Controllo di Gestione;
– Gestione ciclo passivo.
Settore Logistica
– Gestione magazzino centralizzato (emissione ordinativi, ricevimento merci e distribuzione beni);
– Gestione Centro stampa interno (realizzazione stampati e cartelle cliniche, collaborazione con i responsabili per l’implementazione di azioni di standardizzazioni della modulistica, ecc);
– Gestione magazzino economale (organizzazione del personale, gestione informatizzata delle giacenze, emissione di ordini di reintegro e aggiornamento in tempo reale della contabilità di magazzino tramite inserimento ordini, d.d.t. , scarichi di magazzino, ecc. inventari periodici e di fine anno di tutte le giacenze di magazzino e trasmissione dati alla S.C. Ragioneria/Bilancio, acquisizione richieste on line, ecc.).
– Analisi dei consumi e comparazione con i consumi storici.
– Gestione dei reclami per forniture qualitativamente non conformi secondo procedura interna e avvio eventuale contraddittorio/contenzioso con il fornitore.
Settore produzione e distribuzione vitto
– Gestione Servizio di produzione e distribuzione vitto (gestione del personale, ricevimento generi di vitto, preparazione pasti, distribuzione pasti);
– Gestione mense interne.

Politica della Qualità

La politica della qualità della UOC Gestione Approvvigionamento Beni Servizi e Logistica discende dalla pianificazione definita dall’Azienda e formalizzata nel Piano della Qualità, ove sono indicate le strategie aziendali in tema di miglioramento della qualità negli strumenti di governo clinico e nel management.

L’Unità operativa partecipa alla realizzazione degli obiettivi di qualità definiti annualmente nella scheda di budget, secondo gli indirizzi aziendali. I contenuti degli obiettivi e le modalità di raggiungimento vengono comunicati ed illustrati nell’ambito dell’Unità operativa anche mediante appositi incontri con il personale dedicato. A titolo esemplificativo, si riportano di seguito gli obiettivi connessi al miglioramento della qualità:
– Programmazione;
– Rispetto programmazione aziendale degli acquisti di beni e servizi
– Realizzazione Piano Investimenti;
– Monitoraggio e controllo economico
– Riduzione esposizione debitoria
– Rispetto del Budget trasversale assegnato ad iso attività
– Rispetto dei tempi di liquidazione
– Miglioramento tempestività flussi contabilità analitica
– Rispetto dei flussi informativi verso il controllo di gestione
– Attuazione delle Misure di Prevenzione della Corruzione previste dal PTPC
– Aggiornamento mappatura processi e procedimenti
– Monitoraggio indicatori registro rischi – misure di rischio
– Rispetto della pubblicazione degli obblighi informativi di cui al D.lgs n. 33/2013
– Formazione sicurezza
– Qualità
– Condivisione obiettivi.